Papierloses Büro – geht das wirklich?

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Seit Jahren geister ein Schlagwort durch die Unternehmen: Das papierlose Büro. Aber geht das überhaupt und was bedeutet es eigentlich, in einem Office ohne Papier zu arbeiten?

Generell ist ein papierloser Betrieb nicht unmöglich

Das digitale Büro ist bereits in vielen Firmen zum Alltag geworden. Der Umfang ist jedoch recht unterschiedlich. Kundenanschreiben, Verträge, Rechnungen, ja sogar Lieferscheine können digital erstellt und versendet werden. Die digitale Unterschrift ist technisch kein Problem und wird immer häufiger angewandt. Trotzdem ist die gute alte Post noch nicht arbeitslos.

Die Papierflut ist zwar kleiner geworden, das Öffnen von Briefumschlägen gehört jedoch immer noch zum Alltag im Büro. Wichtig wie eh und je ist das Versehen der Dokumente mit einem Eingangsstempel. Ein digitales Büro hat überdies nicht nur Vorteile. Der technische Aufwand ist relativ groß, wenn man allein an die Datensicherheit denkt. Langfristig ist es effizienter, papierlos zu arbeiten, die Umstellung ist jedoch ein längerer Prozess.

Langfristige Transformation

Von heute auf morgen ist die Umstellung auf eine volle Digitalisierung nicht zu bewerkstelligen. Es ist ein Entwicklungsprozess, der über Jahre dauert. Nicht nur die technischen Voraussetzungen müssen geschaffen werden. Dabei müssen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten berücksichtigt werden. Die Mitarbeiter benötigen Schulungen. Ihnen muss die Angst vor dem Neuen und vor dem Verlust des Arbeitsplatzes genommen werden. Auf dem Weg dorthin wird es weiterhin eine wichtige Erfindung geben: den Firmenstempel.

Er wird uns nach lange erhalten bleiben. Hier sind zahlreiche Modelle auswählbar, die den Büroalltag übersichtlicher machen. Selbst wenn ein Bescheid eines Amts eingescannt werden kann, ist es empfehlenswert, den Posteingang entsprechend zu stempeln. Die Digitalisierung eines Laufzettels ist nicht immer die effizienteste Lösung. Die kann die Papiervariante durchaus sinnvoll sein.

Für das Büro und im Privatleben

Beim Kauf eines Stempels steht die Qualität im Vordergrund. Davon hängt ab, ob das Gestempelte gut lesbar ist. Das Ambiente spielt heute im Büro eine große Rolle. Ein hoher Wohlfühlfaktor fördert die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter. Neben der Schönheit spielt beim Design die Ergonomie eine wichtige Rolle. Der Stempel muss gut in der Hand liegen. Nostalgiker finden an einem einfachen Holzstempel mit separatem Stempelkissen Gefallen. Häufiger sind heute jedoch die Automatikstempel im Einsatz, bei denen das Stempelkissen integriert ist.

Die kleinen Helfer lassen sich auch privat einsetzen. In Zeiten von E-Mails und WhatsApp ist die Zahl von handgeschriebenen Briefen zwar geringer geworden. Für viele ist es jedoch sehr persönlich, zu einem besonderen Anlass einen Gruß per Hand zu verfassen. Ein schön gestalteter Stempel kann als schönes Designelement zum Einsatz kommen. Die Bilder sind ein Blickfang und machen die Grußbotschaft noch interessanter. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt, denn die Stempel lassen sich individuell gestalten.

Wird der Stempel irgendwann ganz verschwinden?

Verfechte des „papierlosen Büros“ erwarten dies. Die Realität sieht jedoch anders aus. Zwar konnte durch die Digitalisierung vieler Dokumente die Papierflut eingedämmt werden, ohne Briefe und Zettel ist der Alltag im Büro jedoch aktuell kaum vorstellbar. Realistisch ist zurzeit ein papierarmes Büro. Dies hat viele Vorteile, etwa die Minimierung der Druckkosten.

Digitale Cloud-Systeme machen die Dokumente an jedem beliebigen Ort nutzbar. Ist ein Schreiben eingescannt, muss es nicht mehr kopiert werden. Die Digitalisierung macht den Alltag effizienter und kostengünstiger. Bis der Stempel aus der Mode kommt, dürfte es jedoch noch eine Weile dauern.

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