Das Schreiben von Geschäftsbriefen gehört zum alltäglichen Geschäft in Unternehmen und bei Freelancern. Dabei gibt es bei den meisten Geschäftsbriefen bestimmte Formalitäten zu beachten. Eine Rechnung beispielsweise kann andernfalls ungültig sein. Wir erklären die wichtigsten Regeln und worauf es beim korrekten Aufsetzen von Geschäftsbriefen ankommt.

Die Form – DIN 5008

Auftragserteilungen, Lieferscheine, Bestellbestätigungen, Rechnungen, Dankschreibungen oder auch Werbebriefe: Die schriftliche Kommunikation zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden, mit Lieferanten, die Korrespondenz zwischen Unternehmen oder zwischen Freelancer und Auftraggeber – all dies fällt in die Rubrik der Geschäftsbriefe und muss bestimmten Anforderungen nachkommen. Diese Anforderungen gilt es zu beachten, weil manch ein Geschäftsbrief sonst keine Gültigkeit besitzt und weil ein Geschäftsbrief immer auch ein Aushängeschild des Unternehmens ist und das Image beeinflussen kann. Ein korrekt aufgesetzter Geschäftsbrief zeugt von Seriosität und Verlässlichkeit.

Ganz allgemein gelten für Geschäftsbriefe die Normen nach DIN 5008. Diese Normierung ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, doch liefert sie Anhaltspunkte für eine professionelle und korrekte Gestaltung geschäftlicher Korrespondenz. Konkret geht es um die Maße der Seitenränder, Schriftgröße und Schriftart, Zeilenabstände und Abkürzungen.

Vorgaben nach DIN 5008 im Überblick:

• Seitenränder: links 2,5 cm, rechts 2,0 cm, oben 4,5 cm, unten 2,5 cm
• Zeilenabstand: 1-1,5-zeilig
• Schriftgröße: 12 Punkt, bei viel Text 11 Punkt
• Schriftart: gut lesbar, z.B. Times New Roman, Arial oder Calibri

Diese Angaben dürfen nicht fehlen

Während die DIN 5008 nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, gibt es bestimmte Angaben, die in einem Geschäftsbrief auf keinen Fall fehlen dürfen und die zu den gesetzlich festgelegten Pflichtangaben gehören. Dabei ist es vor allem wichtig, dass der Empfänger des Geschäftsbriefs den Absender zweifelsfrei identifizieren und bei Bedarf mit ihm in Kontakt treten kann.

Diese Punkte muss ein Geschäftsbrief enthalten:

• Name des Unternehmens bzw. des Absenders
• Anschrift des Unternehmens
• Bei AG und GmbH: Angaben zur Vertretung
• Registereintrag
• Rechtsform

Dieser Punkt ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sinnvoll: Optionen zur Kontaktaufnahme wie Telefonnummern, Mobilnummern und Mailadresse.

Wie detailgenau Unternehmen in ihren Geschäftsbriefen ihrer Informationspflicht nachkommen müssen, hängt nicht zuletzt von der Unternehmensform ab. 

Aufbau und Inhalt der Korrespondenz

Geschäftsbriefe folgen einem bestimmten Aufbau. Dazu gehören in der Regel der Briefkopf, Datum, Betreffzeile, Anrede, Anliegen und Grußformel.

Briefkopf

Der Briefkopf ist in gewisser Weise die Visitenkarte des Unternehmens an präsenter Stelle im Geschäftsbrief. Oben stehen Name und Anschrift des Unternehmens sowie die Mailadresse. Darunter ist die Adresse des Empfängers angegeben. Hierbei empfiehlt sich eine maximale Breite von 8,5 cm, damit die Angaben für das Sichtfenster eines Standard-Briefumschlags passen.

Darunter folgt mit einer Leerzeile Abstand und rechtsbündig das Datum. Unter Umständen werden hier auch zusätzliche Informationen wie ein Aktenzeichen oder eine Rechnungsnummer erwähnt.

Betreffzeile

Zwei Zeilen unter der Datumsangabe folgt die Betreffzeile. Diese verweist bereits auf den Inhalt des Schreibens und erstreckt sich über höchstens zwei Zeilen. Meist wird die Betreffzeile in Fettschrift gesetzt. Das Wort ‚Betreff’ vorneweg ist überflüssig.

Anrede und Grußformel

Manch ein Geschäftsschreiben – wie zum Beispiel eine Rechnung – braucht keine Anrede und keine Grußformel. Für andere Geschäftsbriefe wiederum sind diese unerlässlich und sollten angemessen sein. Im besten Fall gibt es einen oder mehrere persönlichen Ansprechpartner für die Anrede. Ansonsten kann auf die neutrale Anrede: „Sehr geehrte Damen und Herren, …“. zurückgegriffen werden. Wer die Anrede genderneutral halten will, kann eine Anrede wie „Sehr geehrte Mitarbeitende“, „Liebes Marketing-Team“ oder auch ein freundliches „Guten Tag“ oder „Hallo“ wählen. Einige große Unternehmen nutzen bereits ganz selbstverständlich diese Formen der Anrede.

Bei der Grußformel kann man mit „Mit freundlichen Grüßen“ nichts falsch machen. Zwischen dem Gruß und der Unterschrift sollten drei Leerzeilen liegen.

Der Textteil

Zwischen Anrede und Grußformel gehört mit je einer Leerzeile Abstand der Textteil mit dem eigentlichen Anliegen. Dieser kann natürlich in Länge und Inhalt vollkommen unterschiedlich ausfallen. Grundsätzlich sollte darauf geachtet werden, dass der Textteil eine klare Struktur aufweist und gut verständlich sowie fehlerfrei formuliert ist.

Übrigens: Der klassische Geschäftsbrief mit Postversand wird immer mehr von der Geschäfts-E-Mail abgelöst. Für diese gelten die gleichen Standards. Ein wichtiger Unterschied ist, dass der Absender des Geschäftsbriefs erst am Ende der E-Mail in der Signatur aufgeführt wird.