Das Schreiben von Geschäftsbriefen gehört zum alltäglichen Geschäft in Unternehmen und bei Freelancern. Dabei gibt es bei den meisten Geschäftsbriefen bestimmte Formalitäten zu beachten. Eine Rechnung beispielsweise kann andernfalls ungültig sein. Wir erklären die wichtigsten Regeln und worauf es beim korrekten Aufsetzen von Geschäftsbriefen ankommt.

Die Form – DIN 5008

Auftragserteilungen, Lieferscheine, Bestellbestätigungen, Rechnungen, Dankschreibungen oder auch Werbebriefe: Die schriftliche Kommunikation zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden, mit Lieferanten, die Korrespondenz zwischen Unternehmen oder zwischen Freelancer und Auftraggeber – all dies fällt in die Rubrik der Geschäftsbriefe und muss bestimmten Anforderungen nachkommen. Diese Anforderungen gilt es zu beachten, weil manch ein Geschäftsbrief sonst keine Gültigkeit besitzt und weil ein Geschäftsbrief immer auch ein Aushängeschild des Unternehmens ist und das Image beeinflussen kann. Ein korrekt aufgesetzter Geschäftsbrief zeugt von Seriosität und Verlässlichkeit.

Ganz allgemein gelten für Geschäftsbriefe die Normen nach DIN 5008. Diese Normierung ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, doch liefert sie Anhaltspunkte für eine professionelle und korrekte Gestaltung geschäftlicher Korrespondenz. Konkret geht es um die Maße der Seitenränder, Schriftgröße und Schriftart, Zeilenabstände und Abkürzungen.

Vorgaben nach DIN 5008 im Überblick:

• Seitenränder: links 2,5 cm, rechts 2,0 cm, oben 4,5 cm, unten 2,5 cm
• Zeilenabstand: 1-1,5-zeilig
• Schriftgröße: 12 Punkt, bei viel Text 11 Punkt
• Schriftart: gut lesbar, z.B. Times New Roman, Arial oder Calibri

Diese Angaben dürfen nicht fehlen

Während die DIN 5008 nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, gibt es bestimmte Angaben, die in einem Geschäftsbrief auf keinen Fall fehlen dürfen und die zu den gesetzlich festgelegten Pflichtangaben gehören. Dabei ist es vor allem wichtig, dass der Empfänger des Geschäftsbriefs den Absender zweifelsfrei identifizieren und bei Bedarf mit ihm in Kontakt treten kann.

Diese Punkte muss ein Geschäftsbrief enthalten:

• Name des Unternehmens bzw. des Absenders
• Anschrift des Unternehmens
• Bei AG und GmbH: Angaben zur Vertretung
• Registereintrag
• Rechtsform

Dieser Punkt ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sinnvoll: Optionen zur Kontaktaufnahme wie Telefonnummern, Mobilnummern und Mailadresse.

Wie detailgenau Unternehmen in ihren Geschäftsbriefen ihrer Informationspflicht nachkommen müssen, hängt nicht zuletzt von der Unternehmensform ab. 

Aufbau und Inhalt der Korrespondenz

Geschäftsbriefe folgen einem bestimmten Aufbau. Dazu gehören in der Regel der Briefkopf, Datum, Betreffzeile, Anrede, Anliegen und Grußformel.

Briefkopf

Der Briefkopf ist in gewisser Weise die Visitenkarte des Unternehmens an präsenter Stelle im Geschäftsbrief. Oben stehen Name und Anschrift des Unternehmens sowie die Mailadresse. Darunter ist die Adresse des Empfängers angegeben. Hierbei empfiehlt sich eine maximale Breite von 8,5 cm, damit die Angaben für das Sichtfenster eines Standard-Briefumschlags passen.

Darunter folgt mit einer Leerzeile Abstand und rechtsbündig das Datum. Unter Umständen werden hier auch zusätzliche Informationen wie ein Aktenzeichen oder eine Rechnungsnummer erwähnt.

Betreffzeile

Zwei Zeilen unter der Datumsangabe folgt die Betreffzeile. Diese verweist bereits auf den Inhalt des Schreibens und erstreckt sich über höchstens zwei Zeilen. Meist wird die Betreffzeile in Fettschrift gesetzt. Das Wort ‚Betreff’ vorneweg ist überflüssig.

Anrede und Grußformel

Manch ein Geschäftsschreiben – wie zum Beispiel eine Rechnung – braucht keine Anrede und keine Grußformel. Für andere Geschäftsbriefe wiederum sind diese unerlässlich und sollten angemessen sein. Im besten Fall gibt es einen oder mehrere persönlichen Ansprechpartner für die Anrede. Ansonsten kann auf die neutrale Anrede: „Sehr geehrte Damen und Herren, …“. zurückgegriffen werden. Wer die Anrede genderneutral halten will, kann eine Anrede wie „Sehr geehrte Mitarbeitende“, „Liebes Marketing-Team“ oder auch ein freundliches „Guten Tag“ oder „Hallo“ wählen. Einige große Unternehmen nutzen bereits ganz selbstverständlich diese Formen der Anrede.

Bei der Grußformel kann man mit „Mit freundlichen Grüßen“ nichts falsch machen. Zwischen dem Gruß und der Unterschrift sollten drei Leerzeilen liegen.

Der Textteil

Zwischen Anrede und Grußformel gehört mit je einer Leerzeile Abstand der Textteil mit dem eigentlichen Anliegen. Dieser kann natürlich in Länge und Inhalt vollkommen unterschiedlich ausfallen. Grundsätzlich sollte darauf geachtet werden, dass der Textteil eine klare Struktur aufweist und gut verständlich sowie fehlerfrei formuliert ist.

Übrigens: Der klassische Geschäftsbrief mit Postversand wird immer mehr von der Geschäfts-E-Mail abgelöst. Für diese gelten die gleichen Standards. Ein wichtiger Unterschied ist, dass der Absender des Geschäftsbriefs erst am Ende der E-Mail in der Signatur aufgeführt wird. 

Ein kurzes Video ist schnell erstellt und kann mit wenig Aufwand auf der eigenen Webseite, einer Videoplattform wie YouTube oder Vimeo oder in sozialen Medien wie Instagram oder LinkedIn veröffentlicht werden. Doch wie sieht die Sache aus, wenn es sich dabei beispielsweise um eine kurze Unternehmenspräsentation handelt, die aus mehreren einzelnen Szenen besteht und zu einem kurzen Film zusammengeschnitten werden soll? Die Antwort: Dank leistungsstarker und oftmals auch kostenloser Tools im Internet ist das in der heutigen Zeit keine große Herausforderung mehr. Der folgende Bericht bietet eine Übersicht über das Thema sowie eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Grundlagen der Videobearbeitung: Dieses Equipment ist erforderlich

Wer einen Film mit mehreren Szenen drehen möchte, benötigt dafür zuallererst ein entsprechendes Storyboard. In diesem wird die Handlung und der grundsätzliche Aufbau des Films festgelegt.

Um die Szenen in den Kasten zu bekommen, ist eine Videokamera erforderlich. Dabei kann es sich im einfachsten Fall um die Kamera auf dem Smartphone handeln. Viele Modelle haben bereits eine Cam mit hoher Auflösung integriert. Wer noch bessere Ergebnisse erzielen möchte, kann sich jedoch auch eine preisgünstige Systemkamera oder Spiegelreflexkamera kaufen. Die besten Kameras für Einsteiger liegen in einer Preisrange zwischen 250 und 600 Euro.

Für die Gestaltung selbst wird ein PC bzw. Laptop benötigt, auf dem sich die Videos flüssig bearbeiten lassen. Viel wichtiger ist jedoch ein gutes Videoschnittprogramm. Dafür muss nicht zwingend viel Geld ausgegeben werden. Es gibt auch qualitativ hochwertige Video Bearbeiter, die kostenlos heruntergeladen und ausprobiert werden können.

Wer seine Videos zusätzlich mit passenden Sounds hinterlegen möchte, benötigt dafür auch noch die entsprechenden Effekte. Auch dafür ist kein großes Budget erforderlich. Plattformen wie beispielsweise Filmstock bieten eine große Menge kostenloser Audio-Files, die in die Videos eingebunden werden dürfen. Jeden Monat kommen neue Ressourcen aus unterschiedlichen Kategorien wie beispielsweise Hintergrund, Party, Reisen oder Social Media hinzu.

Videos mit Filmora zusammenfügen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Szenen lassen sich also mit entsprechender Software zusammenfügen. So weit die Theorie. Doch wie funktioniert der Vorgang tatsächlich in der Praxis?

Ein Software-Tool, mit dem sich besonders einfach Videos zusammenfügen lassen, ist beispielsweise Filmora. Die einzelnen Szenen lassen sich hier in wenigen Schritten zu einem gesamten Video miteinander verbinden.

Schritt 1: Software-Installation

Im ersten Schritt ist es erforderlich, die Software herunterzuladen und auf dem eigenen Rechner zu installieren.

Schritt 2: Videos importieren

In weiterer Folge können die gewünschten Videos direkt in das Programm hineingezogen oder manuell hinzugefügt werden. Sobald der Import der Videos abgeschlossen ist, sind diese in einer Miniaturansicht verfügbar.

Schritt 3: Videos in gewünschter Reihenfolge auf die Videospur ziehen

Nun können die Videos im nächsten Schritt in der gewünschten Reihenfolge auf die Videospur gezogen werden. Damit ist die Rohfassung des Films fertig. Durch einen Klick auf das Abspielsymbol über der Zeitleiste kann die aktuelle Fassung des Videos betrachtet werden. In den meisten Fällen ist das Ergebnis noch nicht völlig zufriedenstellend.

Schritt 4: Übergänge hinzufügen

Deshalb geht es in weiterer Folge darum, dem Film auch noch den erforderlichen Feinschliff zu verpassen. Filmora stellt zu diesem Zweck eine Vielzahl an unterschiedlichen Effekten und Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. Im einfachsten Fall sollten die einzelnen Szenen mit entsprechenden Übergängen versehen werden.

Dafür wird bei Filmora einfach unter dem Menüpunkt „Übergänge“ ein gewünschter Übergang ausgewählt und in der Zeitleiste zwischen den beiden Videos platziert. Die Dauer des Übergangs kann geändert werden, indem in der Zeitleiste auf den Übergang geklickt wird. Standardmäßig sind dafür zwei Sekunden eingestellt.

Soll der gleiche Übergang für alle Szenen verwendet werden, so ist dies ebenfalls einfach möglich. In diesem Fall muss einfach auf den entsprechenden Übergang mit der rechten Maustaste geklickt und die Option „Auf alle anwenden“ ausgewählt werden.

Schritt 5: Video speichern und veröffentlichen

Nachdem der Film nach den eigenen Vorstellungen fertiggestellt wurde, kann er in unterschiedlichen Auflösungen und Formaten gespeichert werden.

Die passende Auflösung für das Video ist vor allem davon abhängig, wo das Video veröffentlicht werden soll. MP4 eignet sich beispielsweise gut für Videos, die auf YouTube, Facebook oder Instagram veröffentlicht werden sollen. Das MOV-Format speichert die Videos in hoher Qualität, dafür sind die Dateien allerdings auch ziemlich groß und nicht jeder Videoplayer kann dieses Format auch tatsächlich abspielen.

Wer mit seiner eigenen Homepage Geld verdienen möchte, sollte neben guten Texten und stimmungsvollen Bildern auch Videos in den Content integrieren. Für die Veröffentlichung von Videos auf der Webseite sollte die Auflösung „1.280 mal 720 Pixel“ gewählt werden. Das ist in den meisten Fällen der beste Kompromiss zwischen guter Qualität und Abspielmöglichkeit bei Internet-Verbindungen mit geringen Bandbreiten.

Häufig gestellte Fragen/FAQs

Wie kann man mehrere Videos in einem kombinieren?

Um mehrere Videos miteinander zu kombinieren, ist ein entsprechendes Videoschnittprogramm erforderlich. In diesem können die Videos hochgeladen und in der gewünschten Reihenfolge auf die Zeitleiste platziert werden. Im Anschluss daran kann das Video im gewünschten Format gespeichert und veröffentlicht werden.

Wie kann ich mehr als zwei Videos zusammenfassen?

Das Zusammenfassen von mehr als zwei Videos funktioniert in der Regel genauso einfach und nach den gleichen Prinzip. Zunächst werden in einem Video Bearbeiter die gewünschten Videos, die zusammengefasst werden sollen, hochgeladen. Dabei ist es egal, ob es sich um zwei oder mehrere Videos handelt. Danach können diese Videos nacheinander in der Timeline platziert werden. Um dem neuen Video auch noch den letzten Feinschliff zu verpassen, können auch noch passende Übergänge ausgewählt werden?

Gibt es auch Apps für das Smartphone, mit denen sich Videos zusammenfügen lassen?

Sowohl für Android-Telefone als auch für iPhones stehen zahlreiche Apps zur Verfügung, mit denen sich zwei oder mehr Videos zu einem Film zusammenfügen lassen. Die Qualität und der Funktionsumfang lassen sich allerdings nicht mit jener von Videoschnittprogrammen auf dem PC vergleichen. Die Apps sind deshalb bestenfalls für den privaten Gebrauch geeignet.

Seit Jahren geister ein Schlagwort durch die Unternehmen: Das papierlose Büro. Aber geht das überhaupt und was bedeutet es eigentlich, in einem Office ohne Papier zu arbeiten?

Generell ist ein papierloser Betrieb nicht unmöglich

Das digitale Büro ist bereits in vielen Firmen zum Alltag geworden. Der Umfang ist jedoch recht unterschiedlich. Kundenanschreiben, Verträge, Rechnungen, ja sogar Lieferscheine können digital erstellt und versendet werden. Die digitale Unterschrift ist technisch kein Problem und wird immer häufiger angewandt. Trotzdem ist die gute alte Post noch nicht arbeitslos.

Die Papierflut ist zwar kleiner geworden, das Öffnen von Briefumschlägen gehört jedoch immer noch zum Alltag im Büro. Wichtig wie eh und je ist das Versehen der Dokumente mit einem Eingangsstempel. Ein digitales Büro hat überdies nicht nur Vorteile. Der technische Aufwand ist relativ groß, wenn man allein an die Datensicherheit denkt. Langfristig ist es effizienter, papierlos zu arbeiten, die Umstellung ist jedoch ein längerer Prozess.

Langfristige Transformation

Von heute auf morgen ist die Umstellung auf eine volle Digitalisierung nicht zu bewerkstelligen. Es ist ein Entwicklungsprozess, der über Jahre dauert. Nicht nur die technischen Voraussetzungen müssen geschaffen werden. Dabei müssen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten berücksichtigt werden. Die Mitarbeiter benötigen Schulungen. Ihnen muss die Angst vor dem Neuen und vor dem Verlust des Arbeitsplatzes genommen werden. Auf dem Weg dorthin wird es weiterhin eine wichtige Erfindung geben: den Firmenstempel.

Er wird uns nach lange erhalten bleiben. Hier sind zahlreiche Modelle auswählbar, die den Büroalltag übersichtlicher machen. Selbst wenn ein Bescheid eines Amts eingescannt werden kann, ist es empfehlenswert, den Posteingang entsprechend zu stempeln. Die Digitalisierung eines Laufzettels ist nicht immer die effizienteste Lösung. Die kann die Papiervariante durchaus sinnvoll sein.

Für das Büro und im Privatleben

Beim Kauf eines Stempels steht die Qualität im Vordergrund. Davon hängt ab, ob das Gestempelte gut lesbar ist. Das Ambiente spielt heute im Büro eine große Rolle. Ein hoher Wohlfühlfaktor fördert die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter. Neben der Schönheit spielt beim Design die Ergonomie eine wichtige Rolle. Der Stempel muss gut in der Hand liegen. Nostalgiker finden an einem einfachen Holzstempel mit separatem Stempelkissen Gefallen. Häufiger sind heute jedoch die Automatikstempel im Einsatz, bei denen das Stempelkissen integriert ist.

Die kleinen Helfer lassen sich auch privat einsetzen. In Zeiten von E-Mails und WhatsApp ist die Zahl von handgeschriebenen Briefen zwar geringer geworden. Für viele ist es jedoch sehr persönlich, zu einem besonderen Anlass einen Gruß per Hand zu verfassen. Ein schön gestalteter Stempel kann als schönes Designelement zum Einsatz kommen. Die Bilder sind ein Blickfang und machen die Grußbotschaft noch interessanter. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt, denn die Stempel lassen sich individuell gestalten.

Wird der Stempel irgendwann ganz verschwinden?

Verfechte des „papierlosen Büros“ erwarten dies. Die Realität sieht jedoch anders aus. Zwar konnte durch die Digitalisierung vieler Dokumente die Papierflut eingedämmt werden, ohne Briefe und Zettel ist der Alltag im Büro jedoch aktuell kaum vorstellbar. Realistisch ist zurzeit ein papierarmes Büro. Dies hat viele Vorteile, etwa die Minimierung der Druckkosten.

Digitale Cloud-Systeme machen die Dokumente an jedem beliebigen Ort nutzbar. Ist ein Schreiben eingescannt, muss es nicht mehr kopiert werden. Die Digitalisierung macht den Alltag effizienter und kostengünstiger. Bis der Stempel aus der Mode kommt, dürfte es jedoch noch eine Weile dauern.

Der Büroalltag soll in Deutschland Schritt für Schritt immer digitaler und damit auch nachhaltiger werden. Das papierlose Büro ist dabei immer wieder im Gespräch, doch wie sollen Unternehmen hier am besten den Einstieg wagen? Es stellen sich unter anderem Fragen nach der benötigten Hardware und welche Prozesse man aufsetzen muss, um im Büro auf Papier verzichten zu können. Gerade durch die Corona-Zeit mussten viele Unternehmen gezwungenermaßen in Sachen Digitalisierung den einen oder anderen Schritt auf einmal nehmen. Das Home Office hat eine komplett neue Bedeutung bekommen. Dabei gibt es schon jetzt einige digitale Lösungen, die den Büroalltag erleichtern.

Das Konzept des papierlosen Büros

Der Begriff papierloses Büro beschreibt für sich stehend schon sehr genau, um was es dabei geht. Es soll Papier gespart werden, indem immer mehr Prozesse digitalisiert werden. Oftmals muss dieser Prozess in vielen kleinen Schritten erfolgen, allerdings hat das keinen negativen Einfluss auf die allgemeinen Vorteile. Die Druckkosten können drastisch reduziert werden und man benötigt immer weniger Papier. Hinzu kommt, dass man durch die Digitalisierung noch besser im Team arbeiten kann und auch das produktive Arbeiten gefördert wird. Viele Prozesse können nun von überall auf der Welt ausgeführt werden und man muss nicht mehr im Büro vor Ort sein. Durch die Digitalisierung kann das Unternehmen den gesamten Erfolg steigern und hält die Wettbewerbsfähigkeit im Vergleich zur Konkurrenz weiter hoch. Möglichkeiten wie z.B. die digitale Unterschrift von DocuSign können einen sehr positiven Effekt auf die allgemeine Effizienz haben. Hinzu kommt, dass durch die digitale Erfassung deutlich weniger Unterlagen und wichtige Dokumente verloren gehen.

Bringt das digitale Büro auch Nachteile mit sich?

Wo Vorteile sind, sind in der Regel auch zumindest ein paar Nachteile. Die Einführung des papierlosen Büros an sich ist schon als Nachteil zu bezeichnen, denn sie ist sehr komplex und kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Wie aufwändig es ist, hängt natürlich stark von der Größe des Unternehmens und der Komplexität der Arbeitsaufläufe ab. Fakt ist aber auch, dass man früher oder später nicht um die Digitalisierung herumkommt. Je früher man damit anfängt, desto leichter wird der Weg. Grundsätzlich erfordert das papierlose Büro auch eine gewisse Disziplin der gesamten Belegschaft. Oftmals sind es einzelne Mitarbeiter, die sich bewusst gegen die Digitalisierung sperren und damit den Prozess an der Basis schon bremsen. Daher sollte immer von allen Chefs vorgelebt werden, wie man sich bei der Digitalisierung zu verhalten hat.

Kontinuierliche Optimierung

Damit man auch langfristig von den Vorteilen des digitalen und papierlosen Büros profitieren kann, sollten die eingeführten Prozesse ständig kontrolliert und optimiert werden. Vor allem in der Einführungsphase werden immer wieder Probleme auftauchen, die man im Vorfeld nicht bedacht hat. Wenn die Probleme angegangen und beseitigt werden, kann schnell klar werden, welches Potenzial noch vorhanden ist. Wenn man sich externe Experten zur Hilfe nimmt, haben diese meist schon die passenden Tools an der Hand, mit denen man eine kontinuierliche Optimierung sicherstellen kann. Wichtig ist, dass man als Unternehmen nicht zu lange zögert und damit irgendwann den Anschluss an die Konkurrenz verliert.